Fechar as contas rapidamente e crescer o negócio

[Tradução Autorizada.]

Para nós profissionais de finanças as mais valias em que podemos trabalhar incluem:

• Desenvolver estratégias de preços com os departamentos de vendas e marketing para aumentar os proveitos;
• Identificar e participar nas oportunidades de aquisição para expandir a quota de mercado;
• Previsão de fluxos de caixa para futuras oportunidades de investimento;
• Implementar soluções de business intelligence e de previsão com os outros departamentos para os ajudar a passar menos tempo com a cabeça nos detalhes;
• Reduzir os custos sem valor directo para a actividade e concentrar esses recursos em oportunidades de crescimento de longo prazo.

Esta lista não é de qualquer maneira exaustiva.

O facto é que podemos facilmente ficar presos a fechar o mês e a encerrar as contas. Não podemos esquecer-nos, no entanto, que o encerramento de contas é importante.
Os investidores e credores têm de confiar nas contas da empresa. Assim, é fundamental não só encerrar bem as contas, bem como, ter dados históricos precisos para previsões futuras.
Não se criam drivers de modelos financeiros com base em informações históricas imprecisas!

Sem dúvida que o processo de encerramento de contas fornece valor a uma empresa. Mas, passar muito tempo nesse processo de fecho de contas não…

Assim, não só queremos um processo eficaz de fecho de contas, mas também, um processo de fecho eficiente.

Ao fechar mais rápido podemos economizar tempo para nos concentrarmos em tarefas mais importantes. Cada hora que reduzimos ao fecho de contas é um pequeno-almoço com um executivo chave do sector imobiliário. Esse executivo vai ajudar-me a identificar potenciais oportunidades de investimento para o crescimento futuro.

Então, como encerramos as contas mais rapidamente?

A nossa comunidade LinkedIn é cheia de profissionais espectaculares. Muitos deles partilharam as suas próprias dicas e conhecimento em como fechar as contas mais rapidamente. Usem a sabedoria deles e tentem vocês próprios. O tempo ganho é garantido.

Arno Wakfer tem a seguinte dica:

• Efectuar a reconciliação de bancos diária, pois compreender as entradas e saídas de dinheiro diariamente vai permitir identificar problemas rapidamente.
  

Ben Wann diz:

• Documentar as aprendizagens. Não cometer o mesmo erro duas vezes.
• Confiar, mas verificar. Apesar de algo parecer bem, não esquecer que temos de confirmar sempre, senão pode ser tarde de mais.

Dean Ramsdale acrescenta as seguintes dicas:

• Abordar todos os fechos de mês como se de um encerramento de contas anual se tratasse.
• Estimar transacções de modo a não se perder tempo à espera da emissão dessa última factura.

Karl Kern ainda acrescenta:

• Análise contínua das contas. Através da análise das contas conhece-se bem o negócio e sabe-se quando algo está diferente.
  

José Lopes conclui com estas dicas finais:

• Certifiquem-se que toda a empresa compreende o seu papel;
• O fecho de contas não é só uma tarefa da contabilidade. Envolvam outros departamentos;
• Façam reuniões de preparação do fecho do mês para garantir que todos os envolvidos sabem o que é esperado deles. Durante a reunião façam uma revisão das ilações retiradas do ultimo fecho.

Por fim, alguns pontos comuns mencionados por todos estes profissionais:

• Usem listas e calendários.
• Automatizem tudo o que poderem. Utilizem software de automatização para contabilizar transacções e evitar os problemas de processos manuais.
• Identificar problemas e delegar tarefas na equipa para manter o fecho de mês rápido.
• Verificar as contas semanalmente ou eventualmente mesmo diariamente. Identificar as variações e atacar os problemas imediatamente.

Usem estas dicas. Fechem as Contas mais rápido. Fiquem com mais tempo para fazer crescer o negócio.

Este artigo foi escrito por Mason Brady em colaboração com Arno Wakfer, Ben Wann, Dean Ramsdale, Karl Kern e José Lopes.

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Este post é uma tradução autorizada do artigo em inglês How to Close Faster & Grow Your Business Instead publicado originalmente a 11.03.2019 por Mason Brady no LinkedIn para o qual tive o prazer de contribuir.