As reuniões online não ficaram melhores

Eu estava errado. Como as reuniões online não estão a fazer-nos ter melhores reuniões.

As reuniões online tornaram-se cada vez mais populares nos últimos anos e uma parte importante da nossa vida profissional, devido à comodidade e flexibilidade que oferecem, bem como possibilitarem ligarmo-nos a pessoas de todo o mundo.

Até escrevi sobre como, após algumas semanas de adopção global, reparei que havia alguns aspectos que estavam a ajudar-nos a todos a sermos melhores nas reuniões.

Mas sejamos realistas, se, numa primeira fase, a pandemia tornou-nos melhores nas reuniões (com as reuniões online), não demorou muito a voltarmos aos maus hábitos. Sob a superfície desta maravilha tecnológica, não só esconde-se um conjunto complexo de desafios próprios, como também capitalizam-se os velhos maus hábitos das reuniões presenciais tradicionais e alguns anos após a utilização generalizada, tornou-se claro que as reuniões online, tal como as reuniões presenciais, são actualmente também mal executadas

Desafios:

1 - Há sempre alguém atrasado / Problemas de pontualidade
Após uma melhoria inicial, a realidade esmagadora das reuniões consecutivas conduziu a uma tendência em que há sempre alguém atrasado, reunião após reunião.
Esta situação perturba os horários de todos e o fluxo da reunião, além de poder não só reduzir a eficácia global do tempo de reunião, como também dificultar a concentração e o empenho dos outros participantes.

2 - Dificuldade em gerir grandes grupos e manter a ordem
À medida que o número de participantes aumenta, aumenta também a complexidade da gestão da reunião. Garantir que todos têm a oportunidade de falar e contribuir pode ser mais difícil online. Também, numa reunião online, pode ser difícil saber quem está a falar, e as pessoas podem interromper-se acidentalmente ou falar por cima umas das outras, esquecendo-se que estão a participar numa reunião online. Esta situação pode gerar confusão e dificultar a compreensão e o acompanhamento do que está a ser discutido.

3 - Perda de interacção interpessoal e dificuldades em estabelecer relações
Os sinais não verbais, como as expressões faciais e a linguagem corporal, desempenham um papel importante na comunicação. Estas são frequentemente ignoradas nas reuniões virtuais, o que leva a mal-entendidos e a uma diminuição da riqueza das conversas. Além disso, a criação de relações e de confiança é mais difícil num ambiente virtual. As interacções espontâneas que ocorrem antes e depois das reuniões presenciais não existem online, o que pode dificultar a criação de relações.

4 - Limitações técnicas
A facilidade de organização de reuniões online não garante uma experiência sem problemas. Os participantes podem deparar-se com problemas de familiaridade com o software, conectividade de rede ou compatibilidade de hardware, entre outros, o que pode excluir ou frustrar indivíduos e perturbar o fluxo da reunião.

5 - Fadiga do ecrã e distracções
A exposição prolongada aos ecrãs pode levar à fadiga, que é exacerbada por reuniões virtuais consecutivas sem intervalos adequados ou locais de trabalho adequados em casa. Esta situação pode afectar a concentração e a produtividade dos participantes.
Além disso, sem a responsabilidade adicional de estar na mesma sala, pode ser fácil para os participantes distraírem-se com os seus telemóveis, os seus e-mails ou outras coisas que aconteçam no ambiente ao seu redor. Estas situações competem com a reunião pela sua atenção e podem reduzir significativamente o envolvimento e a produtividade, conduzindo a reuniões mais longas e menos eficientes.


Espero que, a partir de agora, estejam muito mais conscientes de todos estes desafios e tentem fazer o vosso melhor para ter melhores reuniões.

Tenham uma boa reunião.

Digam-me nos comentários abaixo o que pensam sobre as reuniões presenciais e/ou online?